Un’istanza di accesso agli atti via PEC può essere dichiarata irricevibile perché non accompagnata dalla copia del documento d’identità o perché non redatta sul modulo predisposto dall’amministrazione? Con l’ordinanza n. 15571 del 5 ottobre 2026 il TAR Lazio (Sezione Quinta Ter) risponde in modo netto: no. E coglie l’occasione per ribadire alcuni principi utili a chiunque – cittadino, impresa o professionista – debba ottenere documenti da una pubblica amministrazione.
Il caso
Una società aveva chiesto a Roma Capitale, con istanza trasmessa via PEC il 30 marzo 2026, di accedere agli atti di un procedimento relativo a presunti abusi edilizi e alla possibile adozione di un’ordinanza di demolizione. La richiesta riguardava, in particolare, i verbali e le fotografie di un sopralluogo, due relazioni tecniche indicate con numero di protocollo, gli eventuali pareri di altri enti (Capitaneria di Porto, Regione Lazio, Agenzia del Demanio) e le comunicazioni interne tra gli uffici coinvolti.
L’amministrazione non aveva consegnato nulla. Si era limitata a invitare la società a indicare gli estremi degli atti richiesti e ad allegare la copia di un documento d’identità. In giudizio, Roma Capitale ha poi sostenuto che l’istanza fosse irricevibile – perché priva del modulo specifico e del documento di riconoscimento – e comunque inammissibile perché generica.
Il TAR ha respinto tutte le eccezioni.
PEC e domicilio digitale: la copia del documento d’identità non serve
Il primo punto è quello più rilevante sul piano del diritto dell’amministrazione digitale. Secondo il Collegio, l’eccezione di irricevibilità per mancata allegazione del documento d’identità alla PEC è infondata alla luce dell’art. 65, comma 1, lett. c-bis), del Codice dell’Amministrazione Digitale (d.lgs. 82/2005), richiamato anche dall’art. 13 del d.P.R. 184/2006 (regolamento sull’accesso) e dall’art. 38 del d.P.R. 445/2000.
La norma del CAD elenca le modalità con cui un’istanza telematica è valida e imputabile al suo autore. Accanto alla firma digitale, all’identificazione con SPID, CIE o CNS e alla classica sottoscrizione con allegata copia del documento, la lettera c-bis) considera valide le istanze trasmesse dall’interessato dal proprio domicilio digitale iscritto nei pubblici elenchi (INI-PEC per imprese e professionisti, INAD per le persone fisiche, IPA per gli enti) oppure, in mancanza, da un indirizzo PEC o da un servizio di recapito certificato qualificato. Si tratta di modalità alternative: se l’istanza parte dalla casella PEC dell’interessato, l’identificazione è già garantita dal mezzo utilizzato e pretendere anche il documento d’identità significa aggiungere un requisito che la legge non prevede.
È un principio noto, ma ancora troppo spesso disatteso negli uffici pubblici, che continuano a trattare la PEC come una semplice e-mail “rafforzata”.
Il modulo dell’ente non è un requisito di ricevibilità
Allo stesso modo, il TAR esclude che il mancato utilizzo della modulistica predisposta dall’amministrazione possa impedire l’esame della richiesta. Richiamando il Consiglio di Stato (sez. IV, n. 4478/2023), l’ordinanza qualifica una simile pretesa come un ingiustificato aggravamento del procedimento a carico del privato, in contrasto con l’art. 1, comma 2, della legge 241/1990.
In altre parole: i moduli servono a facilitare il cittadino, non a creare un ostacolo in più. Se l’istanza contiene gli elementi necessari, il formato è irrilevante.
Quando un’istanza di accesso è davvero “generica”
Sul merito, Roma Capitale lamentava che la richiesta non indicasse gli estremi dei documenti e facesse riferimento a comunicazioni interne senza specificarne l’oggetto. Il TAR non condivide.
L’istanza, osservano i giudici, individuava con precisione il procedimento (numero di protocollo e data di avvio), la data del sopralluogo, i protocolli delle relazioni tecniche e le memorie difensive già presentate dall’interessata. Quanto ai pareri, alla corrispondenza e agli atti interni, non si può pretendere che il privato conosca date e protocolli di documenti che non possiede e che non gli sono mai stati comunicati.
Il criterio è di buon senso: una richiesta è generica quando costringe l’amministrazione a un’attività di ricerca o elaborazione indeterminata, non quando circoscrive un procedimento preciso e chiede tutti gli atti che lo compongono.
Documenti inesistenti: l’amministrazione deve attestarlo
L’ordinanza precisa anche il limite naturale del diritto di accesso: si possono ottenere solo documenti esistenti e detenuti dall’amministrazione. Ma, sulla scorta di un consolidato orientamento del Consiglio di Stato e dello stesso TAR Lazio, se un atto non esiste l’ente è tenuto a certificarlo, così da consentire all’interessato di valutare la propria posizione su un quadro completo. Il silenzio o la risposta evasiva non sono un’opzione.
La decisione
Il TAR ha accolto l’istanza proposta ai sensi dell’art. 116 del codice del processo amministrativo e ha condannato Roma Capitale a consentire l’accesso agli atti richiesti entro trenta giorni dalla notificazione o comunicazione dell’ordinanza, limitatamente a quelli effettivamente formati o detenuti. L’amministrazione è stata inoltre condannata al pagamento di 1.000 euro di spese di lite, oltre accessori.
Cosa insegna l’ordinanza: indicazioni pratiche
Dalla pronuncia si ricavano alcune indicazioni operative per chi deve presentare una richiesta di accesso:
- inviate l’istanza dalla vostra PEC, possibilmente iscritta come domicilio digitale (INI-PEC per imprese e professionisti, INAD per i privati): in questo caso la copia del documento d’identità non è necessaria;
- non siete obbligati ad usare il modulo dell’ente: conta il contenuto, non la forma;
- individuate il procedimento con tutti gli estremi noti (protocollo, date, sopralluoghi, atti già ricevuti) e, per gli atti di cui non si conoscono gli estremi, descriverli in relazione al procedimento;
- chiedete espressamente, per gli atti eventualmente non formati, un’attestazione della loro inesistenza;
- in caso di diniego, silenzio o risposta dilatoria, valutare tempestivamente il ricorso al TAR ex art. 116 c.p.a., che va proposto entro trenta giorni.
La pronuncia conferma che la digitalizzazione dei rapporti con la pubblica amministrazione non è soltanto una questione tecnologica: è un insieme di regole giuridiche precise che gli uffici sono tenuti a rispettare e che il cittadino può far valere.
Il testo integrale dell’ordinanza TAR Lazio, sez. V-ter, n. 15571/2026 è disponibile in formato PDF.
Lo Studio Legale Avv. Giuliano De Luca assiste cittadini e imprese nei rapporti con la pubblica amministrazione digitale, nelle istanze di accesso agli atti e nel relativo contenzioso.